Effectief werken
Transformatie (Groninger Digitale Ambities)
Met realisatie van MijnGroningen krijgt onze digitale, publieke dienstverlening een stevige impuls. PodiumD (het nieuwe zaaksysteem dat we binnen de vereniging Dimpact samen ontwikkelen) ondersteunt dit met eigentijdse veilige oplossingen voor digitaal indienen, monitoren en behandelen van aanvragen van gemeentelijke producten en diensten. De onderliggende processen worden waar mogelijk vereenvoudigd. Dit creëert ruimte voor persoonlijke dienstverlening waar nodig en IT die eenvoudiger te beheersen is. De oplossingen sluiten naadloos op elkaar aan en data kan slim hergebruikt worden. Hiermee komen ook nieuwe mogelijkheden binnen handbereik, zoals het attenderen van specifieke doelgroepen op relevante dienstverlening. In 2024 wordt het voor meer producten en diensten mogelijk om statusinformatie op te vragen. Ook zetten we in op nieuwe functionaliteit voor sturing op geautomatiseerde afhandeling en archivering van aanvragen. De Groninger Digitale Ambities zijn de leidraad en met de programma’s MijnGroningen en PodiumD werken we de komende jaren aan het bestendigen en verbeteren van onze dienstverlening.
In het kader van verdere modernisering van onze ICT wordt komend jaar de aanbesteding van de vervanger van Dafinci (financieel planning systeem) afgerond en gestart met het implementatietraject. De modernisering zit vooral in het verbeteren van het gebruiksgemak en verdere digitalisering. Door het gebruiken maken van het instrument Portfoliomanagement zijn we beter in staat om integrale afwegingen te maken bij programma’s en projecten.
Outsourcing ICT
De gemeente heeft haar ICT sourcing-strategie herijkt. De twee belangrijkste elementen uit deze herijkte strategie zijn het versterken van de eigen regie afdeling door een aantal regie diensten terug in eigen beheer te nemen en het op langere termijn kiezen voor multisourcing. Dat houdt in dat de totale ICT-diensten worden opknipt in kleinere percelen en worden ondergebracht bij gespecialiseerde bedrijven voor specifieke onderdelen dan wel dat je de percelen zelf gaat uitvoeren. De herijkte strategie hebben we in de tweede helft van 2022 laten toetsen in de markt waarna deze is aangescherpt en definitief is vastgesteld. In 2023 hebben we de regie diensten terug in eigen beheer genomen. Hierdoor kunnen we beter sturen op leveranciers en krijgen we meer grip op de ICT dienstverlening aan onze klanten. Om invulling te geven aan de lange termijn sourcing strategie is in 2023 een programma Aanbesteding ICT diensten gestart. Dit programma zal zich de komende jaren richten op het aanbesteden van de verschillende percelen en het borgen van de samenhang met percelen die de gemeente weer zelf gaat doen.
Informatieveiligheid
Adequate beveiliging van onze gegevens en bijbehorende systemen is één van onze belangrijkste speerpunten. Dit maakt dat we continu gericht zijn op de vraag: “zijn onze gegevens en systemen voldoende beveiligd?”. Vanuit de gemeentelijke organisatie hebben we extra inspanning geleverd om ervoor te zorgen dat we de juiste maatregelen treffen met betrekking tot informatiebeveiliging van onze systemen. Vanuit de gemeentelijke organisatie sturen we er op dat door Fujitsu de juiste maatregelen worden getroffen met betrekking tot de informatiebeveiliging van onze systemen. Ook volgen we de relevante wet- en regelgeving en investeren in verbetering waar nodig. Dit toetsen we onder meer via de landelijke ENSIA-methodiek en door onafhankelijke IT-auditors en onze accountant.
Tevens investeren we blijvend in de bewustwording en het kennisniveau van alle medewerkers op dit gebied. In 2023 voerden we bijvoorbeeld een nieuwe mystery visit en een externe & interne test op de ICT-infrastructuur uit. Daarnaast heeft 77% van de medewerkers het Digitaal Rijbewijs voltooid en loopt 88% op schema (nieuwe medewerkers hebben 3 maanden de tijd om hun rijbewijs te halen). We organiseerden een regionaal congres in het Forum op 5 oktober 2023 met landelijk bekende sprekers op het gebied van informatieveiligheid en privacy. Ook met de eerste ronde van het spel HackShield voor de leerlingen van basisscholen draagt de gemeente haar maatschappelijk steentje bij aan de digitale weerbaarheid van onze gemeente en regio.
Datagebruik
De gemeente beschikt over ontzettend veel data. Het is belangrijk dat deze goed worden beheerd en beschermd. Tegelijkertijd biedt data veel kansen om te benutten en biedt het bijvoorbeeld meer inzicht in de effectiviteit van ons beleid. Het is belangrijk om hierbij steeds goed af te wegen wat mogelijk en wenselijk is én om hier transparant over te zijn naar inwoners. In 2023 is de ethische commissie data & technologie opgericht, die het college gevraagd en ongevraagd van advies kan voorzien rondom vraagstukken op het gebied van data- en technologiegebruik. Ook is een eerste versie van het sensorenregister opgeleverd, waarin wordt uitgelegd wat voor soort data in de openbare ruimte door de gemeente wordt gebruikt, en waarom. Ook is een begin gemaakt het met algoritmeregister. In dit openbare register worden alle algoritmische toepassingen van de gemeente uitgelegd. Er is ook aansluiting met het landelijke algoritmeregister. Tot slot wordt geïnvesteerd in opleidingen voor medewerkers, zodat zij qua kennis en vaardigheden voldoende in staat zijn om goede afwegingen te maken.
Innovatie in administratievoering
De financiële administratie is een basisingrediënt voor een soepel lopende bedrijfsvoering. Dit fundament is belangrijk om gemeentelijke doelstellingen te realiseren en vraagt een klimaat van continue verbetering en professionalisering. Voor de ontwikkelingen in de administratie kijken we enerzijds naar de ontwikkelingen om ons heen, maar ook naar de informatie- en gebruikersbehoeften intern. De komende jaren verwachten we dat mogelijkheden op het gebied van robotisering, data-analyse en kunstmatige intelligentie een steeds belangrijker aandeel gaan innemen binnen onze administratieve werkprocessen.
Voor 2024 ligt het accent op:
- De aanbesteding voor de implementatie van een nieuw financieel systeem.
- Het verdergaand inzetten van automatisering in onze administratieve werkprocessen.